Handlingsplan 2020


En hånd styrer et nettbrett - Klikk for stort bilde


 
 
 

Strategien for 2020 - 2023 og handingsplanen for 2020 er et resultat av analyser, undersøkelser, arbeidsgrupper, workshops og innspill sendt inn av ansatte i fylkeskommunen. Digitalisering angår oss alle sammen, både i fylkeskommunen og i samfunnet ellers. En av flere viktige mål med digitaliseringen er å forbedre og effektivisere arbeidsprosesser og tjenestene vi leverer i dag for oss som ansatte og brukerne våre. Samfunnet og det som kreves av oss som organisasjon er i stadig endring. Vi står overfor en spennende og utfordrende periode. Da vil kompetansen, innspillene og forslagene til alle som jobber innen ulike fagfelt og med ulike tjenester til daglig komme godt med i tiden framover


Handlingsplanen 2020

1. Innledning

Nordland fylkeskommune står overfor en betydelig omstilling der digitalisering og digital transformasjon vil være en vesentlig faktor for å nå mål om effektivisering og tilpassing til ny økonomisk virkelighet. Digitalisering og standardisering skal bidra til en mer effektiv organisering av fylkeskommunens virksomhet. Fylkeskommunen skal sette brukernes behov i sentrum og bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre sine tjenester. Det innebærer å tilby tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering skal legge til rette for innovasjon og økt verdiskaping og bidra til omstilling og økt effektivitet i fylkeskommunen. Effektiviseringspotensial og gevinstrealisering skal vektlegges ved prioritering av tiltak.


Gjennomførte analyser viser et betydelig potensial for å styrke og forbedre digitaliseringsarbeidet i fylkeskommunen. Digitaliseringsstrategien skal bidra til helhetlig styring og prioritering av digitaliseringsarbeidet og at innsats og ressurser konsentreres mot de tiltakene som gir størst effekt for organisasjonen som helhet. Tiltakene i handlingsplanen skal være forankret i digitaliseringsstrategiens ambisjon og prinsipper, satsingsområder og mål.

2. Ambisjon og prinsipper for gjennomføring

En enklere hverdag for nordlendingen

Digitalisering skal bidra til utvikling, fornying og omstilling i fylkeskommunen. Fylkeskommunen skal fornye, forbedre og forenkle tjenestene med bruk av digitale løsninger. Brukernes hverdag skal bli enklere gjennom digitalisering av administrative prosesser og aktiv bruk av samhandlingsløsninger. Døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger skal bidra til enklere og mer tilgjengelige tjenester. Tjenestene skal være enkle på utsiden og smarte på innsiden.

Det er valgt to gjennomgående prinsipper som legges til grunn i arbeidet med digitalisering.
Prinsipp 1: Brukerbehov i fokus

Mål: Brukervennlige digitale løsninger

Vi vil:

  • Vektlegge interne og eksterne brukeres behov, brukervennlige grensesnitt og gode brukeropplevelser
  • Velge intuitive løsninger som krever lite opplæring
  • Tilby god brukerstøtte for digitale løsninger
  • Forenkle og automatisere arbeidsprosesser
  • Velge løsninger som er tilpasset dagens forventninger til mobilitet, tilgjengelighet og fysisk enhet
  • Ivareta brukermedvirkning, universell utforming og klarspråk

 

Prinsipp 2: Samordning og standardisering

Mål: Økt digitalisering gjennom samarbeid og deling

Vi vil:

  • Basere løsninger på nasjonale standarder og felles arkitektur
  • Velge standardiserte løsninger og -systemer fremfor egenutvikling
  • Ivareta deling og gjenbruk av data og løsninger både internt og eksternt
3. Prioriterte tiltak i 2020

Det vises til vedlagte oversikt over innkomne forslag til digitaliseringstiltak, pågående digitaliseringsarbeid og pågående IT-utviklingsprosjekter.

Foreslåtte kriterier for prioritering av tiltak er:

  • Verdi for brukerne
  • Effektiviseringspotensial
  • Gevinster (sparte utgifter, spart tid, økt kvalitet) for organisasjonen

Innholdet i kriteriene må konkretiseres og det må tas stilling til hvordan de skal vektes og måles. Det vises til veiledere fra DFØ (Direktoratet for økonomistyring) og Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT).

Det har vært innhentet forslag fra etatene til tiltak i handlingsplanen for 2020. Listen over innkomne forslag er lang og inneholder 78 forslag, men mange av tiltakene er foreløpig lite utredet. Det mangler synliggjøring av effektiviseringspotensial, gevinstanalyse og kostnadsanslag på de fleste tiltakene. Flere av forslagene har samme eller lignende tematikk og bør vurderes samlet. Det har ikke vært tid til å foreta grundig gjennomgang og videre bearbeiding av forslagene og foreligger dermed ikke tilstrekkelig grunnlag for rangering og prioritering av forslagene.

Omstillingsprosjektet Bring oss i front (BOIF) er i gang og innen utgangen av året skal fylkesrådet velge ny etatsstruktur (nivå 1). I løpet av første halvår 2020 skal organiseringen av underliggende nivåer og stab-/støttefunksjoner avklares. I dette inngår også digitaliseringsarbeidet. Det kan være formålstjenlig å etablere en egen enhet for innovasjon og digitalisering for å styrke utviklingsarbeidet. Organisering og styring av digitaliseringsarbeidet skal ses i sammenheng med resultater fra Bring oss i front-prosjektet, og de konsekvensene det får for fremtidig organisasjonsstruktur og bemanning. Uavhengig av hvilken organisasjonsstruktur som velges må det avsettes dedikerte ressurser i form av personale og økonomiske midler til digitaliseringsarbeidet. I valg av organisering og styringsmodell for digitaliseringsarbeidet bør følgende prinsipper vektlegges:

  • Helhetlig og tverretatlig styring og prioritering
  • Tydelig rollefordeling og beslutningsmyndighet
  • Samordning på tvers av tjenesteområdene
  • Dedikerte digitaliseringsressurser
  • Porteføljestyring
  • Gevinstplanlegging og gevinstrealisering
  • Insentiver som drivere for digitalisering

For å sikre oppfølging av digitaliseringsstrategien foreslås det å prioritere fellestiltak på et overordnet nivå i denne handlingsplanen. Det viktigste i første omgang er å etablere organisering og styringsmodell for digitaliseringsarbeidet som gir helhetlig og tverretatlig styring og prioritering. Det er også viktig å iverksette tiltak for kompetanseheving, felles kultur, felles verktøy og andre tiltak på tvers av organisasjonen som trengs for å styrke digitaliseringsarbeidet. Samtidig må allerede besluttede og igangsatte prosjekter sikres videreføring, som f.eks.

  • Nytt skoleadministrativt system: Visma InSchool er et fellesprosjekt for alle fylkeskommunene. I høst starter opplæring av instruktører. Skolene skal være klar til innføring ved skolestart 2020. Etter innføringen skal det jobbes videre med gevinstrealiseringsplan og plan for organisasjonstilpasning. Ansvar: Utdanningssjefen.
  • Fylkeskommunale integrasjoner (FINT): FINT er et felles fylkeskommunalt prosjekt som startet høsten 2015. Målet er å forenkle digitalisering i offentlig sektor ved å lage standard felleskomponenter og informasjonsmodeller. FINT skal sørge for bedre integrasjoner og dataflyt i fylkeskommunene. FINT-komponentene gjør det mulig å hente ut data på en standardisert måte fra fagsystemer og bruke informasjon i andre sammenhenger og nye kombinasjoner. Ansvar: IT-sjefen.
  • Oppgradere IKT-sikkerhet: Gjennomgang av fylkeskommunens IKT-sikkerhet med bakgrunn i nye grunnleggende prinsipper for IKT-sikkerhet fra Nasjonal Sikkerhetsmyndighet. Oppdage sikkerhetshull, bedre rutiner, sikre egne data og løsninger og etterlevelse av regelverk. Ansvar: IT-sjefen.

På denne bakgrunn foreslås følgende tiltak igangsatt i 2020. Tiltakene står i en ikke prioritert rekkefølge, men tiltakene 4.1 Etablere organisering og styringsmodell for digitaliseringsarbeidet og 4.2 Etablere porteføljestyring for digitale utviklingsprosjekter anses som viktigst å realisere først. Når dette er etablert må ansvaret for gjennomføringen av de øvrige tiltakene i handlingsplanen gjennomgås og avklares.

Satsingsområde 1: Digital kompetanse

Mål: Digitalt engasjerte og kompetente ansatte

Vi vil:

  • Styrke ledernes kompetanse på digitalisering og digital transformasjon
  • Systematisk utvikle digital kompetanse, digital dømmekraft og digitale ferdigheter i organisasjonen
  • Benytte e-læring og digitale læringsnettverk
  • Rekruttere, utvikle og beholde kompetanse innen innovasjon og digitalisering

 

Id Tiltak Beskrivelse Ansvar
1.1 Prioritere strategisk digital kompetanse i lederutvikling og ledelse Utvikle ledere som er gode rollemodeller, tar i bruk nye digitale løsninger og leder an i digitaliseringsarbeidet. Fagdager om digitalisering, digital transformasjon, digitalt lederskap, porteføljestyring og gevinstrealisering. Digitalisering som fast tema på ledermøter og møter med fylkesrådet. Legge til rette for videreutdanning i digitalisering og digitalt lederskap. Delta i nettverk og aktiviteter internt/eksternt der digitalisering er tema. Prosjektleder BOIF og HR-sjefen
1.2 Utvikle digital kompetanse og digitale ferdigheter hos ansatte Fagdager om digitalisering og digital transformasjon. Definere relevante krav til digital kompetanse. Prioritere digital kompetanseutvikling i utviklingssamtaler, arbeidsplaner og aktiviteter. Opplæring i analyse, tjenestedesign, Sprint-metodikk, gevinstplanlegging, gevinstrealisering, prosjektmetodikk og prosjektverktøy. Prosjektleder BOIF og HR-sjefen
1.3 Vektlegge god og relevant digital kompetanse ved ansettelser Innarbeide i tilsettingsrutiner at relevant digital kompetanse etterspørres og vurderes ved ansettelser. HR-sjefen
1.4 Iverksette e-læring for de viktigste digitale løsningene Anskaffe og utvikle flere e-kurs for digitale løsninger i e-læringsportalen. Stille krav til lederstyrt gjennomføring av e-læring på gruppe- og individnivå. HR-sjefen

 

Satsingsområde 2: Kultur for deling og læring

Mål: En organisasjonskultur kjennetegnet av endringvilje og fokus på læring og utvikling

Vi vil:

  • Bygge en delingskultur
  • Styrke endringsvilje og ha fokus på læring og utvikling
  • Øke ledernes kompetanse på endringsprosesser og gevinstrealisering
  • Utvikle kultur med aksept for prøving og feiling

 

Id Tiltak Beskrivelse Ansvar
2.1 Definere ønsket kultur - kulturtrekk for deling og læring Definere hvilke kulturtrekk Nfk skal kjennetegnes på og måle på disse kulturtrekkene, f.eks. i medarbeider- og brukerundersøkelser. Stille krav til ledere og medarbeidere om å bidra og dele. Oppmuntre til tverrfaglighet. Skape rom for å prøve og feile. HR-sjefen
2.2 Utvikle kultur for innovasjon og digitalisering Lede endringsprosesser og fremme nybrottsarbeid med formål om å teste ut og evaluere innovative konsepter og løsninger. Følge med på utviklingen, være nysgjerrig og ligge i front i digitaliseringsarbeidet. HR-sjefen
2.3 Etablere arenaer som stimulerer til utvikling, nytenkning og deling

Legge til rette for idéutvikling og deling av kunnskap og erfaringer som gir kompetanseheving og bidrar til innovasjon, f.eks. digital kaffekopp, digitale forum og podkast. Ta i bruk digitale verktøy for samarbeid og deling.

HR-sjefen

 

Satsingsområde 3: Digital dialog og samhandling

xMål: Profesjonell digital samhandling med interne og eksterne brukere, leverandører og samarbeidsparter

Vi vil:

  • Tilby digitale tjenester som et naturlig førstevalg
  • Utvikle effektive og tilgjengelige digitale tjenester
  • Etablere døgnåpen forvaltning med selvbetjeningsløsninger
  • Gjennomføre brukerundersøkelser, brukerdialog og brukertesting
  • Gjenbruke egne data og offentlig informasjon

 

Id Tiltak Beskrivelse Ansvar
3.1 Digital kommunikasjonsplattform Fornye og forbedre fylkeskommunens internettsider, intranett og andre digitale kanaler for ekstern og intern dialog og samhandling. Legge til rette for selvbetjening og døgnåpne tjenester. Kommunikasjons-sjefen
3.2 Felles verktøy for digital samhandling og deling Ta i bruk hele Office-pakken med bl.a. Sharepoint og Teams. Skal understøtte digitalt samarbeid og deling, digitale møter, forum og kurs. IT-sjefen
3.3 Digitale skjema Erstatte papirbaserte skjema med digitale skjema for å forenkle søknadsprosesser, og meldingstjeneste, fjerne manuelle operasjoner og sikre en mer effektiv saksbehandling. Seksjonsleder dokumentasjons-senteret i samarbeid med ledelsen på de ulike fagområdene
3.4 Digitalt bestillingssystem for innkjøp Etablere felles bestillingssystem som gir oversikt over avtaler og tilgang til å bestille produkter. Vil redusere antall bestillere, gi bedre kontroll på eget forbruk og oversikt over manglende avtaledekning. Anviser sikres reell kontroll over eget budsjett ved at kjøp kan avslås før bestilling. Vil gi redusert lekkasje fra rammeavtaler, strømlinjeformet kontakt med leverandører, reell og effektiv behandling av mottak, attestasjon og anvisning og bedre oversikt over kjøpsadferd. Innkjøpsleder

 

Satsingsområde 4: Innovasjon, styring og prioritering

Mål: Nytenkende og utviklingsorientert organisasjon

Vi vil:

  • Etablere helhetlig vurdering og prioritering av tiltak
  • Drive tjenesteutvikling i et digitalt perspektiv
  • Prioritere tiltak som gir gevinster (sparte utgifter, spart tid og økt kvalitet)
  • - Bruke tjenestedesign som utviklingsmetodikk
  • Etablere insentivordninger for nytenkning
  • Fange opp og realisere gode idéer
  • Bruke prosjektmetodikk og porteføljestyring
  • Legge opp til innovative anskaffelser

 

Id Tiltak Beskrivelse Ansvar
4.1 Etablere organisering og styringsmodell for digitaliseringsarbeidet Uavhengig av hvilken organisasjonsstruktur som velges må det avsettes dedikerte ressurser i form av personale og økonomiske midler til digitaliseringsarbeidet. I valg av organisering og styringsmodell for digitaliseringsarbeidet bør følgende prinsipper vektlegges: Helhetlig og tverretatlig styring og prioritering, tydelig rollefordeling og beslutningsmyndighet, samordning på tvers av tjenesteområdene, dedikerte digitaliseringsressurser, porteføljestyring, gevinstplanlegging og gevinstrealisering samt insentiver som drivere for digitalisering. Prosjektleder BOIF
4.2 Etablere porteføljestyring for digitale utviklingsprosjekter Porteføljen av prosjekter vurderes og prioriteres av ledergruppen basert på strategiske føringer, gevinstanalyse og tilgjengelige ressurser. En systematisert oversikt over foreslåtte tiltak gir grunnlag for å foreta tverretatlige prioriteringer og samordning. IT-sjefen
4.3 Etablere felles metoder og verktøy, for innovasjon, digitalisering og prosjektstyring Gi opplæring i gevinstplanlegging og gevinstrealisering, tjenestedesign og prosjektmetodikk. Etablere rutiner og maler for planlegging og gjennomføring av prosjekter. Verktøy for gevinstanalyse, prosjektstyring mv. Prosjektleder BOIF
4.4 Etablere insentivordning og mottak av ideer Etablere insentiver for å fremme idéer og samarbeide på tvers. Etablere praksis for hvordan idéer tas imot, vurderes, premieres, prioriteres og realiseres. Prosjektleder BOIF og HR-sjefen

 

Satsingsområde 5: Helhetlig digital arkitektur og forvaltning

Mål: Helhetlige digitale løsninger og tjenesteforløp

Vi vil:

  • Velge nasjonale fellesløsninger, komponenter og standarder
  • Foretrekke fellesløsninger fremfor lokale løsninger
  • Etablere helhetlige tjenesteforløp og samhandling på tvers av systemer, fagområder og enheter
  • Realisere enkeltløsninger i en helhetlig sammenheng, ikke hver for seg
  • Integrere digitale løsninger
  • Etablere felles praksis for drift og forvaltning av digitale løsninger
  • Utvikle kompetent og aktiv forvaltning og eierskap til data
  • Ivareta informasjonssikkerhet og personvern

 

Id Tiltak Beskrivelse Ansvar
5.1 Helhetlig tilskuddsforvaltning Standardisere og automatisere tilskuddsforvaltningen. Tilskudd forvaltes ulikt på ulike enheter, noen er pålagt å bruke eksterne fagsystem, mens andre bruker egenutviklede skjema og saksbehandler i sak-/arkivsystemet. Mange oppgaver utføres dobbelt og manuelt. Det trengs felles rutiner og regelverk og forenkling av prosesser knyttet til tilskudd og utbetaling. Integrasjon mellom fagsystemer og WebSak må forbedres. Næringssjefen i samarbeid med seksjonsleder dokumentasjon og andre etatsjefer med ansvar for tilskuddsordninger
5.2 Helhetlig forvaltningsmodell for digitale løsninger Implementere felles forvaltningspraksis og samhandling. Tydeliggjøre roller, ansvar og oppgaver for bl.a. systemeiere, systemansvarlige og IT-tjenesten. Avklare hva som inngår i gjennomgående faglig lederansvar på IT-området. Etablere felles arena for erfaringsdeling og felles forståelse for behov og videre utvikling. IT-sjefen
5.3 Digital kunnskapsplattform Prosjektet inngår i arbeidet med å utvikle kunnskapsgrunnlaget for planstrategien i Nordland. Bedre tilgjengelighet til informasjon, statistikk og analyser om Nordland er et mål. Effektivisering, automatisering og kvalitetssikring av statistikkarbeidet i fylkeskommunen er også viktig. Det er behov for å samle aktuell statistikk og analyser på ett sted og tilgjengeliggjøre materialet for allmennheten. Næringssjefen
5.4 Fellesprosjekt for eierskap, tilgang, lagring og deling av data I første omgang iverksettes et forprosjekt for å kartlegge og systematisere eierskap til data, filformat, hvor data er lagret og tilgang til data. Formålet er å sikre eierskap til egne data og fri disponering av disse, tilgjengeliggjøre data til gjenbruk, sikre gjenbruk av eksisterende data, utvikle nye tjenester basert på eksisterende data og sikre godt beslutningsgrunnlag for kommende beslutninger. Neste steg kan bli et felles fylkeskommunalt prosjekt. Det må settes krav i kontrakter for å sikre at vi får tilgang til og kan utveksle data med andre aktører. IT-sjefen

 

De foreslåtte tiltakene må bearbeides videre, konkretiseres og vurderes opp mot valgte kriterier.

Fagansvaret og eierskapet til faglige arbeidsprosesser ligger til den enkelte fagavdeling. Fagavdelingene skal følge opp handlingsplanen og avklare hva den betyr for egne tjenesteområder. Lederne har ansvar for digitalisering på egne tjenesteområder og skal melde inn behov og forslag til tiltak. De skal avsette personalressurser for arbeid med digital utvikling og gjennomføring av tiltak.

4. Finansiering og gevinstrealisering

>Digitalisering krever langsiktig innsats og medfører utgifter til planlegging, utvikling, investering, implementering og drift. Det foreslås et digitaliseringsløft i økonomiplan 2020-2023, samt midler til nødvendig fornyelse av IT-infrastruktur. Det er også mulig å søke ekstern finansiering av prosjekter.

På litt sikt vil digitaliseringsarbeidet kunne gi betydelige gevinster. Gevinstene må planlegges, innarbeides i budsjettene og realiseres over tid.

Oversikt over innkomne forslag til digitaliseringstiltak

Digitalisert versjon av listene kommer. PDF-versjon kan lastes ned. (PDF, 345 kB)