Deler ny kunnskap over en digital kaffekopp

Klikk for stort bildeGuri Nestvold og Rita Bogholm Engen har vært med på å utvikle konseptet digital kaffekopp. Ida Johanne Jønsberg En uformell samtale over Skype med kaffe i koppen er en av flere nyskapende arenaer som får i gangen praten og kunnskapsutvekslingen.

HR-rådgiverne Guri Nestvold og Rita Bogholm Engen er blant initiativtakerne bak konseptet digital kaffekopp. De så et behov for å skape et tilbud med lav terskel for deling av kompetanse og dialog.

— Bakgrunnen for digital kaffekopp var en personalledersamling, hvor det ble diskutert hvordan vi skulle nå ut med ulik informasjon i skolene. Det er så mange ting, både smått og stort som vi gjerne kunne tatt i kortere samtaler. En enkel måte for fagfolk å holde kontakten selv om de ikke sitter sammen, sier HR-rådgiver Nestvold.

Kaffe i koppen

Idéen kom fra personalsjef Helene Kjerrvang Krüger ved Polarsirkelen Vgs. Den ble tatt med videre og det ble fort tydelig at det var et behov som også eksisterte i HR-avdelingen i Nordland fylkeskommune.

— Vi så at det var behov for en arena hvor man kunne ta opp en sak eller et tema og skape dialog, og hvor det heller ikke er for mange deltakere, forteller HR-rådgiver Rita Bogholm Engen.

De arrangerer gjerne samlingen tidlig på morgenen, men passer samtidig på at deltakerne har fått tid til å komme seg på kontoret.

— Nå har vi testet dette ut noen ganger, og vi ser at å starte klokken halv ni er perfekt. Da begynner vi før arbeidsdagen har begynt skikkelig, folk har både tid til å rigge seg til, og ikke minst få hentet seg litt kaffe i koppen. Det er viktig, sier hun.

Lett å finne tid til

Rita Bogholm Engen trekker fram at en fordelene er at det er lett å vise noe over en skjerm.

— Ta for eksempel den digitale kaffekoppen vi skal ha nå snart, da er formålet å få vist fram hvordan vi får arbeidsavtalen signert elektronisk, forklarer hun.

Det er en lettvint måte å vise arbeidsavtalen fram på, samtidig som det inspirerer folk til å snakke rundt temaet.

— De kan stille spørsmål til oss, og vi kan få innspill dersom det er noe vi lurer på. At det ikke er så mange deltakere, gjør det og lettere å ha en dialogform. Vi ser at det har en kjempefin effekt når de begynner å utveksle erfaring seg imellom og lærer av hverandre. Det er en fin delingsarena, sier HR-rådgiver Guri Nestvold.

Et annet aspekt er at det både er lett å arrangere, trenger ikke være planlagt og har få omkostninger.

— Vi ser og at det har funket fint i sammenhenger hvor vi ønsker dialog med noen som jobber i en annen del av fylket. Vi kunne jo ha invitert de samme personene fysisk til Bodø, men da ser vi at vi måtte hatt flere tema før vi tar den kostnaden. Dermed utsetter vi det. Da er det lettere å finne tid til å ta en digital kaffekopp, sier hun.

Får i gang praten

HR-rådgiver Rita Bogholm Engen trekker fram flere ting som skiller digital kaffekopp fra et vanlig webinar.

— Vi har allerede begynt å ha digitale HR-forum på avdelinga (webinarer med definerte temaer), og en av de største forskjellene er at den digitale kaffekoppen gjerne har færre deltakere, det er en løsere og mer uformell form og ikke minst varer den gjerne ikke mer en rundt tre kvarter. Det er et initiativ som skal få i gang praten, sier hun.

HR- rådgiver Guri Nestvold forteller at det har blitt en fin måte å dele kunnskap internt på avdelingen, og hun håper og at andre kan la seg inspirere til digital samhandling.

— Dette er en fin måte både å dele og motta kunnskaper på tvers av fagfelt, sier hun.

Les mer om organisasjonsutviklingsprosjektet Bring oss i front her.

Relaterte ressurser