Fikk pris for robotisering

Dokumentasjonssenteret i Nordland fylkeskommune fikk Rødsildreprisen for å robotisere journalføring av utgående dokumenteetKlikk for stort bildeDokumentasjonssenteret fikk Rødsildreprisen for å innføre robotisering av journalpostføring.F.v. Gjermund Aurstad, Bjørn Finnes og Kristin Nilsen

-Det er spennende å være med på teknologiske endringer som effektiviserer journalføringen. Når man i tillegg får en pris for å være framoverlent, så er det jo ekstra hyggelig. Det viser at jobben vi gjør blir lagt merke til, sier leder for Dokumentasjonssenteret, Kristin Nilsen.

Paula er framtiden

Programvareroboten som har fått navnet Paula, har siden midten av mars journalført utgående dokumenter som er ferdig ekspedert fra saksbehandler. På tre måneder har Paula journalført over 7500 journalposter. Og dette til en svært lav kostnad.

-Innkjøpet av programmet «Macro Scheduler 14» kostet ikke mer enn 2000 kroner. I tillegg tok det under en uke å sy sammen løsningen, forklarer Nilsen.

Enormt effektiviseringspotensial

Siden innføring av saks- og arkivsystemet WebSak i 2008 har det ikke vært ressurser til å journalføre utgående dokumenter. Dette er Nilsen svært fornøyd med endelig å ha snudd.

-Det er mange faktorer som spiller inn i hvor mange journalposter en arkivar klarer å behandle i løpet av ett år. Men allerede i løpet av tre måneder har robotiseringen journalført mer enn en person i full stilling ville klart i løpet av et år.Klikk for stort bildeHR-sjef Vigleik Aas overrakte Rødsildreprisen i form av et bilde, og velfortjent twist til (f.v.Kjell-Håvard Solskinnsbakk Selnes, Bjørn Finnes, Kristin Nilsen og Vigleik Aas

Per i dag har Nordland fylkeskommune ca. 45.000 journalposter som skal journalføres. Etter robotiseringen ser Nilsen nå muligheten for å kunne bli ajour i databasen.

- Paula kan behandle rundt 30.000 av disse journalpostene automatisk, påpeker Nilsen.

Fortsetter utviklingen

Robotiseringen gjelder kun utgående og interne dokumenter.

-Vi har fortsatt utfordringene knyttet til inngående dokumenter. Men vi jobber med integrasjoner og automatisering sammen med avdelingene, og ved hjelp av elektroniske skjema, skjemaflyt og arbeidsprosesser, skal vi nok klare å forbedre arbeidsflyten også andre steder i dokumenthåndteringen, avslutter Kristin Nilsen.