Innfører digital kontraktsignering for elev-PCer

Klikk for stort bilde Ida Johanne Jønsberg Rådgiver Kjell-Håvard Solskinnsbakk Selnes, rådgiver ved utdanningsavdelingen Niels Ivar Nicolaysen og Vidar Sandstad v/IT-tjenesten har bidratt i utviklingen av en ny digital løsning for kontraktsignering for elev-PCer.

Bakgrunnen for signeringsløsningen er at alle elever som starter sitt første år på videregående skole har krav på en pc.

— Siden 2009 har vi hatt PC-ordningen slik den er i dag, men mye av arbeidet med kontrakter foregikk manuelt. Det var mye papirarbeid og manuelt arbeid, sier Nicolaysen.

Les mer om arbeidet med en digitaliseringsstrategi for Nordland fylkeskommune.

Skreddersydd løsning

De siste to årene er det benyttet en ferdigløsning for signering, men denne har komme med sine egne utfordringer.

— Leverandøren satt på en ferdigutviklet løsning som ikke var tilpasset våre systemer. Å gjøre endringer var tungrodd, og vi opplevde at avstanden for utveksling av data ble litt for stor, sier Nicolaysen.

Løsningen på utfordringene ble da å lage en egen løsning skreddersydd for Nordland fylkeskommunes systemer.

— Kjell-Håvard Solskinnsbakk Selnes har skrevet et eget brukergrensesnitt kalt Kapsel med god hjelp fra Vidar Sandstad v/IT-tjenesten, sier Nicolaysen.

Solskinnsbakk Selnes forklarer at dette er en portal som viser informasjon som er samlet i en database fra skjemaer.

— Alle elever som har krav på en PC havner i en database som vi får eksportert fra IT. Fylkeskommunen har en løsning hvor brukerkontoene til ansatte i organisasjonen er samlet, inkludert elever. Elevene som skal ha en maskin blir overført til vår database. Dette er igjen koblet sammen med skjema og portal, sier Solskinnsbakk Selnes.

I tillegg å være tilpasset Nordland fylkeskommunes systemer, vil signeringsløsningen kunne gi besparelser, økt effektivitet og bedre kvalitet.

— Siden løsningen er utviklet av fylkeskommunen er det mindre som må faktureres ut mot eksterne bedrifter. Ikke minst er det mindre manuelt arbeid med kontraktene, sier han.

Les om at assisterende HR-sjef Trude Giskås skal dele erfaringer fra arbeidet med HR-chatbot på et fagseminar i midten av september.

Signeres av foresatte

Kontrakten om elev-PC må inngås med elevens foresatte, siden størsteparten av elevene er under 18 år. Det har ført til noen utfordringer med innsamling av opplysninger.

— Vi har møtt på noen utfordringer med innhenting av informasjon om foresatte. Eksempelvis å finne rett adresse til foreldrene som skal motta faktura, sier Niels Ivar Nicolaysen.

Med den nye løsningen har det blitt enklere å sikre at informasjonen blir korrekt.

— Foreldrene logger seg på og kan enkelt finne eleven de er foreldrene til og de kan enkelt velge hvilken betalingsmodell de ønsker, sier han.

I systemet kan foreldrene velge om de ønsker en betalingsmodell med årlige fakturaer eller om de vil betale for alt med en enkelt faktura.

— Dersom de velger å betale for alt på en gang, kan de få en rabatt på 400 kr, sier Nicolaysen.

Se flere nyheter fra Bring oss i front.

Relaterte ressurser