Skaper god flyt med digitale skjema

Klikk for stort bildeI fylkeshusets arkiv pågår et stort arbeid med å digitalisere skjemaer. Det skaper bedre flyt i hverdagen for både ansatte og brukere.

Rådgiver Kjell-Håvard Solskinnsbakk Selnes har det siste året jobbet med digitalisering av skjema. Han kan fortelle at det kan være en ganske så kompleks prosess.

— Et skjema er ikke bare et skjerma. Ofte skal et skjema innom flere instanser og ulike personer før godkjenning. De enkle skjemaene kan det ta kort tid å digitalisere og gjøre brukervennlige fordi det finnes ferdigløsninger. De større, mer komplekse krever mer, sier Solskinnsbakk Selnes.

Han så tidlig at det var behov for å lagre informasjon fra et skjema, for så å ta det opp igjen i et annet skjema.

— Det er dette vi kaller en flyt, og det bidrar til mer brukervennlighet og ikke minst frigjør det kapasitet som kan brukes til andre oppgaver, forteller han.

Les mer om innføringen av digital kontraktssignering for elev-PCer.

«Skjemanerdenes kontor»

Nesten all virksomhet i fylkeskommunen er innom arkivet. Solskinnsbakk Selnes mener at det derfor er spesielt viktig at Dokumentasjonssenetret er fremoverlent, og ikke oppleves som en bremse for saksbehandling.

— Vi skal legge til rette for saksbehandling. Og slik det har vært før, har vi slitt med å holde hodet over vannet med alt som skal journalføres. Det var ikke kapasitet til å både holde seg oppdatert og drive med utvikling, sier Solskinnsbakk Selnes.

Samtidig ser han opp til medarbeidere som etter mange år på arkivet, nærmest har blitt til vandrende leksikon.Klikk for stort bildeUnni Kymre og Kjell-Håvard Solskinnsbakk Selnes sitter på kontoret de selv har døpt "Skjemanerdenes kontor". Ida Johanne Jønsberg

 

 

— Noen har jobbet her hele livet og har en innsikt og oversikt man bare kan drømme om. For eksempel har jeg vært så heldig å få dele kontor med Unni Kymre, som er et «powerhouse» hva arkivkompetanse angår. Vi er det som nå kalles for «Skjemanerdenes kontor», sier han.

I forbindelse med arbeidet med en digitalisseringsstrategi for Nordland fylkeskommune ble det arrangert en workshop.

Tungvint med papir

Før mottok avdelingen alt av vedlegg på papir. Eksempelvis tok håndtering av dokumentasjon fra fagprøver mye kapasitet.

— Det er mye informasjon som skal frem og tilbake, og vår oppgave er å sikre at dette behandles trygt og sikkert, arkiveres riktig og i henhold til reglene med riktig skjerming og riktige tilganger, forteller han.

Tidligere meldte opplæringskontor og lærebedrifter opp lærlinger til fagprøve i et av utdanningsavdelingas interne administrative systemer.

— Internt system til tross, de måtte likevel laste ned og lagre oppmeldingen lokalt. Deretter måtte de laste den opp igjen som et vedlegg i et eget skjema for å sikre at informasjonen kom frem, forklarer han.

Nå er situasjonen en annen og mye går elektronisk.

— I samarbeid med Utdanningsavdelinga har vi endret litt på prosessen og gjort den digital. Resultatet er at oppmeldingene automatisk legges i arkivet og går direkte til saksbehandler. Det hele skjer uten at det må innom manuelle mellomstasjoner, sier han.

Utviklet egen testplattform

Solskinnsbakk Selnes skriver selv programkode. Det har vist seg å komme godt med i arbeidet med utvikling av nye løsninger, men han møtte litt motstand i begynnelsen.

— Som ny ble jeg møtt med noe skepsis da jeg presenterte mulighetene vi på «Skjemanerdenes Kontor» så. Men etter at vi utviklet en testplattform og viste hva som var mulig å gjøre, har vi fått friere tøyler og god støtte. IT har vært uunnværlige lagspillere, sier Solskinnsbakk Selnes.

IT har gitt Dokumentasjonssenteret en egen server og dette skaper flere muligheter.

— Det har bidratt til at vi blant annet kunne lage en eposttjeneste slik at det kan sendes egendefinerte eposter fra skjema. Dette er i dag i bruk i en rekke tjenester, forklarer han.

Neste steg var å koble på en SMS-tjeneste til skjemaløsningen for å kunne varsle eksempelvis en rektor om at det har kommet et mobbevarsel ved en skole.

— Et slikt tiltak er viktig for å sikre at en rektor får kjennskap til saken raskt. Siden har bare blitt mer og mer av den typen løsninger, forteller han.

I 2018 ble det sendt inn nesten 7000 skjema av ulike slag til fylkeskommunen fra eksterne brukere.

— Så langt i 2019 er tallet 11238. Mye av denne økningen er en direkte konsekvens av utviklingsarbeidet som er lagt ned av oss, sier han.

Les mer om Bring oss i front.

Relaterte ressurser