Personvern for privatister

2. Behandlingsansvarlig

Nordland fylkeskommune er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger om privatister.

Har du spørsmål om behandlingen av personopplysninger, kan du kontakte Nordland fylkeskommune eller fylkeskommunens personvernombud.

3. Oppmelding i Privatistportalen

Nordland fylkeskommune benytter Privatistportalen for administrasjon av privatisteksamen. Gjennom Privatistportalen kan du blant annet melde deg opp til eksamen, betale eksamensavgift, motta informasjon om eksamen og følge status for oppmeldingene dine.

For å kunne administrere oppmeldingen behandler vi opplysninger som:

• navn
• fødselsnummer eller D-nummer
• kontaktopplysninger
• fag du melder deg opp i
• opplysninger om tidligere eksamener og kompetanse når dette er nødvendig for å behandle oppmeldingen
• betalingsinformasjon knyttet til eksamensavgift

Personopplysningene brukes for å identifisere deg som kandidat, administrere oppmeldingen, gjennomføre eksamen og dokumentere resultatene dine.

4. Betaling av eksamensavgift

Når du betaler eksamensavgift gjennom Privatistportalen, behandles nødvendige opplysninger for å registrere og følge opp betalingen.

Nordland fylkeskommune lagrer ikke betalingskortopplysninger, men mottar informasjon om at betalingen er gjennomført fra betalingsløsningen som benyttes.

5. Gjennomføring av eksamen

Når du er meldt opp til eksamen, benyttes opplysningene dine til planlegging og gjennomføring av eksamen. Dette kan omfatte:

• tildeling av kandidatnummer
• informasjon om tid og sted for eksamen
• registrering av oppmøte
• håndtering av eksamensbesvarelser
• sensur og karakterfastsetting
• dokumentasjon av eksamensresultater

Ved digital eksamen kan opplysninger behandles i eksamenssystemer som benyttes av fylkeskommunen og nasjonale utdanningsmyndigheter.

6. Særskilt tilrettelegging

Dersom du søker om særskilt tilrettelegging ved eksamen, vil vi behandle dokumentasjon som er nødvendig for å vurdere søknaden. Dette kan omfatte helseopplysninger eller annen sensitiv dokumentasjon.

Opplysningene behandles kun av personer som trenger tilgang til dem for å behandle søknaden, og oppbevares i samsvar med gjeldende regelverk.

7. Safe Exam Browser og digitale eksamensverktøy

Ved enkelte eksamener benyttes Safe Exam Browser (SEB), eksamenssystemer og andre digitale løsninger for å sikre en trygg og forsvarlig gjennomføring av eksamen.

Disse løsningene kan behandle:

• kandidatens identitetsopplysninger
• informasjon om eksamen kandidaten er meldt opp til
• eksamensbesvarelser
• tekniske opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre eksamen på en sikker måte

Formålet med behandlingen er å sikre at eksamen gjennomføres i tråd med gjeldende regelverk og krav til eksamenssikkerhet.

8. Hvilke personopplysninger behandler vi?

For privatister kan Nordland fylkeskommune behandle følgende personopplysninger:

• navn
• fødselsnummer eller D-nummer
• adresse
• telefonnummer
• e-postadresse
• opplysninger om fag og eksamener du er meldt opp til
• opplysninger om betaling av eksamensavgift
• kandidatnummer
• eksamensbesvarelser
• karakterer og eksamensresultater
• korrespondanse mellom deg og fylkeskommunen

Ved søknad om særskilt tilrettelegging kan vi også behandle helseopplysninger og annen dokumentasjon som er nødvendig for å behandle søknaden.

9. Hvor får vi personopplysningene fra?

Personopplysningene får vi hovedsakelig:

• fra deg når du melder deg opp til eksamen
• fra innlogging gjennom ID-porten
• fra dokumentasjon du sender inn til oss
• fra eksamens- og administrasjonssystemer som benyttes ved gjennomføring av privatisteksamen
• fra nasjonale utdanningsregistre når dette er nødvendig for å oppfylle våre oppgaver

10. Rettslig grunnlag for behandlingen

Nordland fylkeskommune behandler personopplysninger fordi det er nødvendig for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse og utøve offentlig myndighet etter opplæringslovgivningen.

Ved behandling av helseopplysninger eller andre særlige kategorier personopplysninger skjer behandlingen fordi det er nødvendig for å ivareta rettigheter og plikter etter gjeldende regelverk, blant annet ved behandling av søknader om særskilt tilrettelegging.

11. Hvem kan få tilgang til opplysningene?

Personopplysninger deles kun når det er nødvendig og har grunnlag i lov eller avtale.

Mottakere kan blant annet være:

• Utdanningsdirektoratet
• leverandører av eksamens- og administrasjonssystemer
• sensorer og eksamenspersonell i den grad dette er nødvendig
• andre offentlige myndigheter når dette følger av lov eller forskrift

Når eksterne leverandører behandler personopplysninger på vegne av Nordland fylkeskommune, skjer dette gjennom databehandleravtaler som regulerer hvordan opplysningene skal behandles og sikres.

12. Lagring og arkivering

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og våre lovpålagte oppgaver.

Opplysninger om oppmelding, eksamensgjennomføring og eksamensresultater kan være dokumentasjon av oppnådd kompetanse og vil derfor bli oppbevart i samsvar med gjeldende regler om arkivering og dokumentasjon.

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige, og det ikke foreligger plikt til videre oppbevaring, vil de bli slettet eller anonymisert.

13. Dine rettigheter

Du har rett til:

• informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om deg
• innsyn i egne personopplysninger
• å få rettet uriktige eller ufullstendige opplysninger
• å be om begrensning av behandlingen i bestemte tilfeller
• å protestere mot behandling når vilkårene for dette er oppfylt
• å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen av personopplysninger er i strid med regelverket

Retten til sletting kan være begrenset når Nordland fylkeskommune er pålagt å oppbevare opplysninger etter lov eller forskrift.

14. Informasjonssikkerhet

Nordland fylkeskommune arbeider systematisk for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk.

Vi benytter organisatoriske og tekniske sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysninger behandles konfidensielt, korrekt og i samsvar med gjeldende regelverk.

15. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller ønsker å benytte rettighetene dine, kan du kontakte:

Du kan også kontakte fylkeskommunens personvernombudet direkte: