Fylkesdirektør for finans og organisasjon, Laila Holmvaag.
Thor-Wiggo Skille
Datatilsynet ble varslet umiddelbart da avviket ble oppdaget, og postjournalen ble stengt. Det er ikke dokumentene i seg selv som har vært offentlig tilgjengelig, men opplysninger om navn på avsender eller mottaker sammen med ord i dokumenttittelen, på www.einnsyn.no.
– Nordland fylkeskommune stengte journalen straks en av våre ansatte varslet om personvernbruddet. Gjennomgangen så langt har avdekket 30 saker og 15 navngitte personer, men det kan ikke utelukkes at flere tilfeller vil bli funnet i den historiske basen som går tilbake til 2008.
Feil koding av enkeltdokumenter i lukkede saker
Fylkeskommunen vet ikke om de aktuelle personene som står oppført i journalen har et klientforhold. Dette avhenger av hvem som har bedt om innsyn. Årsaken til at det har skjedd, er feil koding av enkelte dokumenter.
– Dokumentene i seg selv er kodet med unntatt offentlighet. Informasjon om avsender eller mottaker har imidlertid fått feil kode i forbindelse med noen innsynskrav i lukkede saker om blant annet barnevern, tannhelse og PPT. Vi presiserer at dette gjelder et svært begrenset antall saker som fylkeskommunen har i sine arkiver, sier Holmvaag. Nordland fylkeskommune forvalter lukkede arkiver fra alle kommuner i fylket, og personene det gjelder kommer derfor fra flere kommuner.
Forbedret rutinene
Nordland fylkeskommune har allerede innført strengere kvalitetssikring for denne type saker.
Innsyn i kommunenes eldre arkiver skal nå først behandles av den aktuelle kommune. Inntil videre er hele postjournalen på www.einnsyn.no stengt ned, og innsynsbegjæringer må sendes til post@nfk.no.
– Før journalen kan åpnes igjen må dokumenter gjennomgås og kodingen kontrolleres. Bare for 2026 er det snakk om inntil 60 000 dokumenter som må sjekkes, sier fylkesdirektøren. Nordland fylkeskommune håper å kunne åpne journalen for 2026 igjen så snart som mulig. De berørte personene er eller vil bli varslet de nærmeste dagene. Dersom det avdekkes flere tilfeller, vil varsling skje fortløpende.
– Vi beklager svikten og vil ta kontakt med de berørte og gi dem nødvendig informasjon. Andre som har bedt om slike innsyn kan forholde seg rolig, avslutter Holmvaag.